職場上往往有開不完的會
「針對下一季的營業額提升，我想聽聽大家對此有沒有什麼想法或建議？」「今天的會議我希望大家一同來討論商品的創新問題，這台冷氣機是我們公司的銷售主力機款，但我們須不斷創新，在既有基礎上想想它可以換成其他樣子嗎？將它與其他東西組合在一起又會怎麼樣？」「該如何提升顧客滿意度？」「該如何降低人員離職率？」等，我們在職場中往往有開不完的會，尤其是主管職更是一天到晚都在開大大小小的會議，有些是自己是會議的主持人，有些則是坐在底下當與會列席的人，但其實大家抱怨的不是那永遠開不完的會，而是多半的會議往往議而不決，會議中猶如樹立一個個人形立牌，靈肉分離，一場無效率的會議。
其實，大家抱怨的不是那永遠開不完的會，而是多半的會議往往議而不決
我記得在某次會議中，與會者是專案TEAM的Leader和五位成員，老闆還沒到，會議室裡已瀰漫一股緊張氛圍，「又要開會，看來今天晚上又得加班了」「誒….你覺得今天Leader又要說什麼阿？不會又什麼都沒決議，一個上午又過去了吧」（M搖了搖頭，無奈地說）
「我想應該跟之前一樣，問我們有沒有想法、問題，可以儘管提出來，但提出來了卻反而被狂念吧」「那這樣誰敢提呀？自己討皮痛哦」「是阿，所以我後來都學乖了，開會就像是Leader開個人演唱會般，那是他一個人的舞台，我們就坐在底下，不說話比較保險」專案TEAM成員們交頭接耳抱怨著
一會兒Leader走進會議室：「針對目前正在執行中的這個專案，各位有沒有遇到什麼問題？或有什麼要提出來討論的？」
「沒有」（五位TEAM成員異口同聲地說）
小心，沒有問題，才是最大的問題！
「沒有問題」有時不是真的沒有問題，而是不想說、不敢說。在會議管理與群體決策中可以談論的議題實在太多，我們就先來談談在群體決策中主管、或會議主持人如何使與會成員勇於發言，群策群力，提升會議效率與品質。
我過去花了很多功夫在個人認知與決策、群體決策(Group decision making)與互動結構(Interactional structure)上，群體決策是參與決策的每一位成員多方迫力(force)運作下的結果，而成員間的迫力級數都不同。簡單來說，就是會議中的每一位參與者，包括會議主持人，他們的影響力都不同，而這個影響力的級數高低是取決於他的位置，也就是他的職位所被賦予的權力、說服力、溝通能力、聲望等。所以說，若希望在群體決策中可以使與會成員勇於發言，群策群力，主管、或會議主持人你可以這麼做：
1.不要批評
腦力激盪(Brainstorming)的原則之一就是鼓勵成員們發言，且不要批評，任何的點子或想法都可能是有用的，設法增加會議上成員間的互動與討論，鼓勵提出各種原創性的想法。
2.降低職位權力的影響
他服從你，究竟是因為你的職位權力（你是Leader、你是會議主持人等），還是因為他打從心裡服你？若要成員們勇於發言，除了不要恣意批評外，你更要思考如何降低來自於職位權力的影響。例如，你可以試著在每次會議中指派一位代表、或輪流擔任魔鬼代言人，適時提出不同的切入點與觀點，也就是會議中除了正面訊息外，也要留意負面警訊，以避免群體決策的方向愈走愈偏。
3.做會議記錄，且持續追蹤，並公開給與會者知悉
切記會議記錄不是記流水帳，你該記下的除了重點與建議事項外，更重要的是須經過分析與選擇，責任釐清，例如ARCI表（Accountable當責、Responsible負責、Consult諮詢、Informed知會），持續追蹤，並公開給與會者知悉。
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